Як згрупувати дані та створити їх структуру в excel
В Excel є багато корисних компонентів, якщо ви знаєте, де їх шукати. Одними з найбільш простих є створення структури і угруповання даних, які дозволяють згортати великі масиви даних, щоб було легше переміщатися по таблиці. Щоб зробити структуру даних і згрупувати їх, дотримуйтесь наступної покрокової інструкції.
Зміст
кроки
1
Відкрийте файл, в якому ви хочете працювати. Угруповання і створення структури дуже корисні для того, щоб полегшувати управління великими за розміром і виду таблицями, але для спрощення в цьому прикладі буде використовуватися маленька таблиця.
2
Перейдіть на вкладку дані. У нових версіях of Excel це буде розділом стрічки. Якщо у вас старіша версія Excel, у якій замість стрічки - панель управління, натисніть на меню, що випадає дані.
Відео: Угруповання даних і підведення підсумків з використанням макросів Excel
1
перейдіть в дані gt; групувати gt; створення структури. Для більш старих версій Excel перейдіть в дані gt; Угруповання і структура gt; створення структури.
- При угрупованню Excel шукає дані, розташовані між логічними елементами (наприклад, заголовками на початку і результатами формул в кінці), виділяє їх і дає можливість згорнути їх. Якщо Excel повідомив, що не зміг автоматично створити структуру, то причиною цього є відсутність формул в таблиці. Вам доведеться групувати ваші дані вручну (переходите до угруповання даних вручну, яка приведена нижче).
Відео: Угруповання даних в зведених таблицях
2
Подивіться на вашу таблицю з автоматичною структурою. Залежно від складності і схеми вашої таблиці, ви помітите, що ділянку або ділянки ваших даних були згруповані і тепер відзначені смужками уздовж верхньої і / або лівого боку осередків. Таблиця-приклад дуже проста і була згрупована тільки в одному місці.
3
Якщо хочете, очистіть автоматичну структуру. Якщо Excel неправильно зрозумів ваші дані, і ви не задоволені результатами, ви можете очистити структуру, перейшовши в дані gt; розгрупувати (або Угруповання і структура) І вибравши Очистити структуру- тут ви вручну группируете і разгруппіровиваете дані (дивіться метод нижче). Якщо все майже правильно, то для того щоб заощадити час, ви можете налаштувати автоматичну структуру.
Відео: MS Excel. Угруповання даних у зведеній таблиці
1
Виберіть осередки, які ви хочете в подальшому згорнути. У цьому прикладі ми хочемо, щоб після згортання даних видимими залишалися тільки шапка і підсумок, тому ми вибираємо все, що знаходиться між ними.
2
перейдіть на дані gt; групувати gt; групувати. Якщо у вас старіша версія Excel, перейдіть на дані gt; Угруповання і Структура gt; групувати.
3
У відповідь на запит виберіть або ряди або колонки. У цьому прикладі ми хочемо вирівняти дані по вертикалі, тому ми вибираємо ряди.
4
Подивіться на згрупований ділянку даних. Зараз він відзначений смужкою уздовж зліва від осередків.
5
Щоб згорнути дані, клацніть кнопку [-].
6
При бажанні виберіть і згрупуйте додаткові ділянки. Якщо це необхідно, розгорніть поточний вибір (клацнувши на [+]), а потім повторіть Кроки 1-4, щоб створити нові групи. У цьому прикладі ми хочемо створити підгрупу першої групи, яка виключає проміжні підсумки, тому ми вибираємо осередку між шапкою і проміжними підсумками.
7
Щоб розгрупувати ділянку даних, виберіть його знову і перейдіть на дані gt; розгрупувати gt; розгрупувати. Для старих версій Excel перейдіть на дані gt; Угруповання і Структура gt; розгрупувати
8
Щоб розгрупувати всі ділянки, перейдіть на дані gt; розгрупувати (або Угруповання і Структура) gt; Очистити Структуру.
Поради
- Найчастіше автоматична структура не працює так, як хотілося б користувачеві. Створення структури вручну, тобто створення серій груп, буває простіше і більш відповідає інформації, яка міститься в вашої таблиці.
- Ви не можете користуватися цією функцією, якщо лист має спільний доступ.
попередження
- Чи не використовуйте угруповання або структуру, якщо ви плануєте зберегти ваш файл excel як сторінку htm / html.
- Чи не використовуйте угруповання або структуру, якщо ви плануєте захистити документ: користувач не зможе згортати і розгортати ряди!
Поділитися в соц мережах:
Схожі
