Як перетворити документ word в таблицю excel

Відео: З WORD в EXCEL new

Якщо вам потрібно перенести список або таблицю з даними з документа Word в таблицю Excel, вам необов`язково копіювати і вставляти кожен окремий фрагмент інформації в відповідну клітинку таблиці. Ви можете легко імпортувати весь документ в формат Excel в кілька кліків, якщо спочатку правильно отформатіруете ваш документ Word.

кроки

Метод 1 з 2: Перетворення списку
Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 1

Відео: Як перенести таблицю з Excel в Word

1
Для початку, потрібно зрозуміти, як додаток перетворює документ. Коли ви імпортуєте документ в Excel, програма визначає, який фрагмент інформації буде розміщений в окремій клітинці таблиці, використовуючи для цього певні символи в тексті. За допомогою форматування даних в документі перед імпортуванням ви зможете контролювати вид кінцевої таблиці і звести до мінімуму необхідність форматувати документ вручну. Цей спосіб зручний, якщо вам потрібно імпортувати великий список з документа Word в таблицю Excel.
  • Цей метод особливо ефективний, якщо ви імпортуєте список з декількох елементів однакового формату (список адрес, телефонних номерів, адрес електронної пошти, і так далі).
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 2
    2
    Перевірте документ на предмет помилок форматування. Перед початком процесу перетворення упевніться в тому, що всі елементи списку мають однакове форматування. Якщо необхідно, виправте можливі помилки пунктуації або перебудуйте елементи, які не відповідають іншим. Це забезпечить коректну передачу даних.
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 3
    3
    Увімкніть відображення знаків форматування в документі Word. Відображення прихованих знаків форматування допоможе вибрати оптимальний спосіб поділу елементів списку. Щоб відобразити знаки форматування, натисніть кнопку "Відобразити все знаки" у вкладці Головна, або натисніть комбінацію клавіш ^ Ctrl+ Shift+*

    Відео: Зв`язування даних таблиць Excel і документів Word

  • У більшості списків буде стояти або один знак абзацу в кінці кожного рядка, або один в кінці рядка і один в порожній рядку між елементами. Ви будете використовувати ці знаки для вставки символів, які додаток Excel використовує для розподілу даних по осередках таблиці.
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 4
    4
    Видаліть знаки абзацу між елементами, щоб позбутися від порожніх рядків. Додаток Excel використовує порожні рядки між елементами списку для ідентифікації окремих рядків з даними, але зараз їх потрібно видалити, щоб процес форматування пройшов коректно. Не турбуйтеся, трохи пізніше ви додасте їх знову. Цей метод доречний в тих випадках, коли один знак абзацу стоїть в кінці пункту списку і один - в порожній рядку між пунктами (два в рядку).
  • натисніть ^ Ctrl+H щоб відкрити вікно Знайти і замінити.
  • Введіть в поле пошуку ^ P ^ p. Це кодове позначення двох знаків абзацу в рядку. Якщо кожен елемент списку складається з однієї суцільної рядки, і між елементами немає порожніх рядків, використовуйте команду ^ p.
  • В поле Замінити введіть знак поділу. Цей знак не повинен повторюватися більше ніде в цьому документі. Наприклад, можна використовувати знак ~.
  • Натисніть кнопку замінити всі. Ви помітите, що всі елементи списку об`єдналися між собою, але не варто турбуватися, оскільки у відповідних місцях розставлені роздільники (після кожного елемента).
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 5
    5
    Виділіть кожен елемент в окреме поле. Тепер, коли елементи списку розділені так, що вони відображаються в послідовних рядках, нам потрібно позначити, які дані будуть відображатися в кожному полі. Наприклад, якщо в першому рядку кожного елемента вказано ім`я, в другій - адреса, і в третій - регіон і поштовий індекс, ви можете
  • натиснути ^ Ctrl+H щоб відкрити вікно Знайти і замінити.
  • Видалити один із знаків ^ p в поле Знайти.
  • Змінити знак в поле Замінити на кому ,.
  • Натиснути кнопку замінити всі. Решта знаки абзаців будуть замінені запитом, які будуть виділяти кожен рядок в окреме поле.
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 6
    6
    Замініть роздільники, щоб завершити процес форматування. Коли ви зробите два вищеописаних кроку з пошуку і заміні, ваш список більше не буде виглядати як список. Вся інформація буде представлена однією безперервною рядком, а її фрагменти будуть розділені комами. Остання операція пошуку та заміни поверне вашим даними вид списку, при цьому окремі фрагменти будуть розділені комами.
  • натисніть ^ Ctrl+H щоб відкрити вікно Знайти і замінити.
  • В поле Знайти введіть символ ~ (Або інший символ, який ви обрали раніше).
  • В поле Замінити введіть ^ p.
  • Натисніть на кнопку замінити всі. Всі елементи вашого списку будуть розбиті на окремі групи, розділені комами.
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 7

    Відео: Як у документі Word 2013 перетворити текст в таблицю

    7
    Збережіть документ, як простий текстовий файл. Тепер, коли форматування завершено, можна зберегти документ у вигляді текстового файлу. Це дозволить додатком Excel прочитати і проаналізувати дані і розмістити кожен фрагмент у відповідному полі.
  • Перейдіть у вкладку Файл і виберіть пункт "Зберегти як".
  • Відкрийте меню, що випадає "Тип файлу" і виберіть "звичайний текст".
  • Введіть ім`я вашого файлу і натисніть кнопку зберегти.
  • Якщо з`явиться вікно Перетворення файлу, просто натисніть    OK   .
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 8
    8
    Відкрийте файл за допомогою програми Excel. Тепер, коли ви зберегли файл у вигляді звичайного тексту, ви зможете відкрити його за допомогою програми Excel.
  • Перейдіть у вкладку Файл і виберіть пункт Відкрити.
  • Відкрийте меню, що випадає "Всі файли Excel" і виберіть "текстові файли".
  • У вікні Майстер текстів (імпорт) натисніть кнопку далі gt;.
  • У списку Роздільники виберіть "кома". У віконці предпросмотра ви побачите, як елементи вашого списку будуть розділені в таблиці. натисніть далі gt;.
  • Виберіть формат даних для кожної колонки і натисніть Готово.
    • Метод 2 з 2: Перетворення таблиці
    Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 9
    1
    Створіть таблицю з даними в документі Word. Якщо у вас є список даних в документі, ви можете перетворити його в таблицю в додатку Word, а потім швидко скопіювати цю таблицю в Excel. Якщо ваші дані вже оформлені у вигляді таблиці, переходите до наступного кроку.
    • Виділіть весь текст, який ви хочете оформити у вигляді таблиці.
    • Перейдіть у вкладку Вставка і натисніть кнопку Таблиця.
    • Виберіть пункт "Перетворити в таблицю".
    • В полі "число стовпців" вкажіть кількість рядків в запису. Якщо записи розділені порожніми рядками, додайте один рядок до загальної кількості.
    • натисніть    OK   .
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 10
    2
    Перевірте форматування таблиці. Додаток Word створить таблицю на основі ваших налаштувань. Уважно перевірте, щоб всі дані були на своїх місцях.
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 11
    3
    Натисніть маленьку кнопку "+" яка з`явиться в верхньому лівому кутку таблиці. Вона з`являється, коли ви наводите миша на таблицю. Натиснувши на цю кнопку, ви виділите всі дані в таблиці.
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 12
    4
    натисніть .^ Ctrl+C щоб скопіювати виділені дані. Це також можна зробити, натиснувши кнопку "копіювати" у вкладці Головна.
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 13
    5
    Відкрийте програму Excel. Скопіювавши виділені дані, ви можете відкрити програму Excel. Якщо ви хочете вставити дані в уже готову таблицю Excel, відкрийте її. Наведіть курсор на осередок, в яку ви хочете вставити ліву верхню клітинку скопійованої таблиці.
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 14
    6
    натисніть .^ Ctrl+V щоб вставити скопійовані дані. Окремі осередки таблиці з документа Word розмістяться у відповідних осередках таблиці Excel.
  • Зображення з назвою Convert Word to Excel Step 15
    7
    Розділіть залишилися стовпці. Залежно від виду імпортованих даних, можливо, вам доведеться додатково відкоригувати форматування. Наприклад, якщо ви імпортуєте адреси, тоді назва міста, області та поштовий індекс можуть потрапити в одну клітинку. Можна зробити так, щоб додаток Excel розділило їх автоматично.
  • Виділіть весь стовпець, який хочете розділити, натиснувши на його заголовок
  • Перейдіть у вкладку Дані та натисніть кнопку "Текст за стовпцями".
  • Натисніть кнопку далі gt; і в меню Символи-роздільники виберіть "кома". У випадку з нашим прикладом, назва міста буде відокремлено від абревіатури області та поштового індексу.
  • Щоб зберегти зміни, натисніть Готово.
  • Виділіть стовпець, який також потрібно розділити, і повторіть ті ж дії, вказавши "пропуск" замість коми як роздільник. Так ви відокремте абревіатуру області від поштового індексу.
    • Поділитися в соц мережах:

    Увага, тільки СЬОГОДНІ!
    Схожі

    Увага, тільки СЬОГОДНІ!
    » » Як перетворити документ word в таблицю excel