Як зменшити розмір файлів excel

Розміри файлів Excel мають особливістю роздуватися як повітряні кулі, поки ви їх створюєте і редагуєте. Файли зазвичай містять текст, але також можуть містити діаграми і графіку, які займають багато місця. Відправлення таких файлів по електронній пошті може забити сервер, а зберігання на жорсткому диску поглинає доступне простір. На щастя, ви можете зробити кілька кроків, щоб зменшити розмір ваших файлів Excel.

кроки

Метод 1 з 6: Спробуйте легкі способи
Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 1
1
Перевірте форматування невикористаних осередків. Видаливши все невикористовувані рядки в нижній частині документа на кожному аркуші, ви зможете значно зменшити розмір файлу.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 2
    2
    Збережіть файл Excel в довічним (.xlsb) форматі. Це переведе структуру в стиснуту папку з безліччю бінарних файлів. Ступінь стиснення залежить від змісту файлу. Ви також можете помітити, що відкриття і закриття файлу займає більше часу, ніж, якби файл був збережений в звичайному (.xls) форматі.
  • Після збереження файлу в форматі .xlsb виділіть і видаліть всі осередки в межах дії даних (як правило, справа і внизу).
  • Виділіть ті ж клітини і видаліть все форматування (кольору, лінії і т.д.). Видаліть форматування з кожного листа в файлі.
  • Повторно збережіть файл у .xlsx. Перевірте, наскільки зменшився розмір файлу.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 3
    3
    Дайте файлу інше ім`я. Простий процес перетворення може видалити додатковий простір або похибка в файлі.
    • Метод 2 з 6: Якщо файл з графікою і форматуванням
    Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 4
    1
    Відкрийте файл Excel.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 5
    2
    Збережіть файл Excel у форматі .html.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 6
    3
    Змініть ім`я файлу .html документа. Потім збережіть новий документ в форматі .xls.
    • Метод 3 з 6: Якщо файл містить тільки текст
    Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 7
    1
    Відкрийте файл Excel.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 8
    2
    Збережіть файл Excel у форматі .xml.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 9
    3
    Перейменуйте файл .xml і знову збережіть його в форматі .xls під новим ім`ям.

    Відео: Як зменшити розмір файлу!

    • Метод 4 з 6: Використання WinZip
    Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 10
    1
    Відкрийте ваші документи і знайдіть файл, який ви хочете стиснути. Натисніть на ім`я файлу і змініть тип файлу з .xls на .zip.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 11
    2
    Натисніть на файл і виберіть "Відкрити за допомогою WinZip". Потім виберіть, куди саме витягти файл.

    Відео: Як зменшити розмір документа Word

  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 12
    3
    Стисніть вміст файлу за допомогою WinZip.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 13
    4
    Відкрийте документи. Виділіть файл і змініть тип з .zip на .xlsx. Ви повинні помітити істотне зменшення розміру файлу.

    Відео: Як зменшити розмір вага файлу

    • Метод 5 з 6: Знаходження джерела помилок
    Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 14
    1
    Як тільки ви знайшли лист, який значно збільшує розмір файлу, збережіть файл як filename.xls, щоб позначити лист і проблему. Це означає, що дані в файлі вийшли за межі Excel.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 15
    2
    Зробіть копію файлу (щоб ви могли з нею погратися), а потім видаліть кожен стовпець, і після кожного видалення зберігайте файл.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 16
    3
    Ви помітите, що після видалення "проблематичного" стовпчика, розмір файлу значно зменшиться (з мегабайт до кілобайт).
    • Метод 6 з 6: Зберегти як

    Цей метод працює для електронних таблиць із зображеннями.

    Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 17
    1
    Натисніть кнопку "файл", а потім "Зберегти як".
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 18
    2
    Поруч з кнопкою "зберегти" ви знайдете "сервіс". Натисніть цю кнопку.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 19
    3
    Стисніть зображення.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 20
    4
    Виберіть параметри стиснення - за розміром екрану або за розміром друкованого аркуша.
  • Зображення з назвою Reduce Size of Excel Files Step 21
    5
    Зберегти. Готово.

    • Поради

    • Якщо ви пересилаєте файл Excel по електронній пошті з комп`ютера Mac на комп`ютер Windows, обов`язково збережіть файл у форматі .xlsx. Це запобіжить поява проблем при відкритті файлу на ПК.
    • Для стиснення файлів Excel на Mac спробуйте програмне забезпечення сторонніх виробників, наприклад, FILEminimizer Office. or Express Zip Mac Compression Software.

    попередження

    • Завжди робіть копію файлу, перш ніж намагатися його стиснути. При вищевказаних способах файл може втратити форматування діаграми і т.д.
    • Якщо у вас Excel файл з макросами, збереження в HTML або XML видалить код. В такому випадку, вам необхідно переглянути файл вручну і видалити форматування в непотрібних осередках.
    Поділитися в соц мережах:

    Увага, тільки СЬОГОДНІ!
    Схожі

    Увага, тільки СЬОГОДНІ!
    » » Як зменшити розмір файлів excel