Як планувати день керівника
Відео: Секрети ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТУ! Як успішно планувати свій день! Як планувати час
Планування і організація робочого часу - важлива складова ефективної роботи на будь-якій посаді. У випадку ж з посадою керівника, важливість попереднього планування зростає ще більше, тому необхідно дуже ретельно підходити до цього питання.
1
Керівник може планувати свій час сам або повністю або частково делегувати цю функцію секретаря-референта. У будь-якому випадку, без взаємодії з секретарем не обійтися, так як саме він займається підготовкою і організацією зустрічей, матеріалів до нарад, приймає вхідні дзвінки. Більш того, секретар зазвичай тримає в голові всі відомі йому плани керівника і намагається їх розподілити по робочому часу, тому дуже важливо своєчасно сповіщати секретаря про зміни в своїх планах.
2
Але не варто сподіватися виключно на секретаря, важливо самому навчитися розподіляти свій час так, щоб встигнути зробити все намічене. Хорошим способом є аналіз кожного минулого години із з`ясуванням, що саме було зроблено, і скільки часу на це пішло. Необхідно також виділити для себе основні глобальні завдання на посаді керівника, і основний робочий час присвячувати саме їх вирішення. У будь-якому випадку найбільш важливі завдання слід вирішувати в першу чергу, так як відомо, що за перші 20% робочого дня вирішується 80% поточних завдань, а решту часу витрачається лише на 20% роботи.
3
Не дозволяйте випадковим подіям перекреслити ваш графік. Краще заздалегідь закласти на них деякий час в планах, це дозволить вам з більшою ймовірністю встигнути виконати основні завдання. Плануючи зустрічі, заходи, наради, конференції виходите з реального часу, яке вони зажадають з урахуванням підготовки, попереднього знайомства з матеріалами, спонтанних обговорень і питань. Намагайтеся розносити такі заходи за часом, щоб початок наступної зустрічі не впиралося в закінчення попередньої, оскільки в такому випадку ви часто будете змушені або спізнюватися, або комкать фінал.
4
В обов`язки секретаря часто входить попереднє планування на день і тиждень, з урахуванням надійшли дзвінків, пропозицій, запрошень. Бажано в кінці робочого дня обговорювати з секретарем його уявлення про вашому графіку, вносячи в нього корективи. Ще краще робити це в другій половині дня, щоб секретар мав можливість внести зміни, зробити дзвінки з пропозицією перенести ту чи іншу подію. Постійний контакт з секретарем повинен стати звичкою, адже його графік безпосередньо залежить від вашого, а багато заходів вимагають попередньої підготовки з його боку.
5
Аналізуйте минулі робочі дні з точки зору ефективного розподілу свого часу. Можливо, ви побачите рішення, які дозволять вам встигнути більше, наприклад провести кілька зустрічей в одному районі або об`єднати якісь заходи. Робіть записи про що відбулися і планованих події в щоденнику.
Поділитися в соц мережах:
Схожі