Як провести зустріч за допомогою парламентської процедури
Цілком ймовірно, що на певному життєвому етапі ви зіткнетеся з ситуацією, коли вам доведеться взяти участь в діловій зустрічі або навіть провести її. Залежно від формальної сторони зустрічі вам може знадобитися скласти розклад або порядок денний, щоб уникнути хаосу і плутанини. Збори або зустріч можуть досить легко перетворитися в сум`яття і безладдя. На щастя, існує можливість підтримувати свіжість і ефективність обговорень за допомогою так званої парламентської процедури.
Зміст
Відео: Тренінг з продажу. Переговори на зустрічі. Випуск # 20.Техніка активних продажів
кроки
1
Скористайтеся готовим або складіть самі керівництво по розробці робочого формату зустрічі для належного проведення парламентської процедури. Практично кожен офіційний орган має власні правила і норми, проте більшість з них грунтуються на книзі "Правила регламенту Роберта". Ви можете пошукати цю книгу в книжкових магазинах.
Відео: Правила першої зустрічі дизайнера з замовником
2
Складіть порядок денний. Без неї досить важко проводити наради. Досить скоро неї учасники почнуть відчувати себе не комфортно. Порядок денний запобіжить такий хід розвитку подій. Переконайтеся, що у вашій порядку відображені всі необхідні для розгляду питання, на них виділено достатньо часу, і вони розташовані в правильному порядку. Для цього, як мінімум, включите час на читання протоколу, доповіді керівників, оголошення, обговорення старих і нових питань. Залежно від компанії, людиною, відповідальною за складання порядку денного, зазвичай є президент / голова, віце-президент, секретар або спеціальний комітет.
3
Підготуйте "протокол". Під протоколом тут розуміється короткий, але змістовний опис попередніх зборів. Це дуже важливо, тому що без цього документа люди можуть і напевно забудуть все, що відбувалося на попередній нараді, особливо якщо між даними і минулим зборами пройшло досить багато часу. Людська пам`ять ніколи не буває чудовою. Завдання з підготовки протоколу зазвичай, але не завжди, входить в обов`язки секретаря організації.
4
Призначте голови зборів, якщо керівники не взяли на себе цю функцію. Голова повинен бути добре знайомий з розробленою вами процедурою проведення зустрічі, тому переконайтеся, що у нього є копія вашого керівництва. Роль голови полягає у швидкому та ефективному вирішенні спірних питань щодо процедури проведення наради, якщо керівник компанії сам не може цього зробити.
5
Переконайтеся, що учасники наради розуміють вимоги парламентської процедури. Якщо кожен з тих, хто регулярно бере участь і голосує на зборах, не розуміє вимоги процедури, то проведення нарад стане неможливим.
Поради
- Будь-які зміни в процедуру повинні виноситися на голосування серед всіх членів наради, що мають право голосу.
- Проведіть семінар або неформальну зустріч з метою пояснити всім учасникам процедуру проведення нарад у вашій компанії. Таким чином ви досягнете однакового дотримання процедури усіма учасниками наради.
- Якщо ваш колектив є органом державної влади або керує великим бізнесом, то оформите процедуру в формі внутрішнього розпорядження або статуту. Так вона стане частиною правил внутрішнього розпорядку і її буде не просто змінити.
попередження
- Люди можуть і напевно стануть висловлювати свою незгоду. В обов`язки голови входить контроль за тим, щоб незгоду не привело до фіаско всього засідання, прикладом якого можуть служити бійки в парламенті. Якщо на посаді голови виступаєте ви, то стежте за неухильним дотриманням процедури, а бійки залиште для боксерського рингу.
Що вам знадобиться
- копія "Процедури проведення нарад", Використовуваної на зборах
- Порядок денний
- Протокол (попереднього і більш пізніх зборів)
- Члени зборів, що не проти взяти на себе додаткові функції
Поділитися в соц мережах:
Схожі
