Як правильно розставляти пріоритети в своєму графіку для оптимального управління часом

Більшість з нас відчуває необхідність виконувати безліч завдань і брак часу для цього. Такий порядок справ часто призводить до зайвої схвильованості і навіть до стресу. Дізнавшись як розставляти пріоритети в своєму графіку для оптимального управління часом, ви зможете взяти ситуацію під свій контроль, зосередившись на найбільш важливі речі, і домогтися бажаного результату.

Зміст

кроки
Відео: Як розставляти пріоритети в завданнях. Уроки-тайм менеджменту №40. матриця Порядку
Відео: Поради від Брайана Трейсі. Як правильно розставляти пріоритети
Поради
Відео: ЯК розставляти пріоритети. Проста система тайм-менеджменту від Миколи Латанського # 840

кроки

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 1

Записуйте все зустрічі і завдання, які ви хотіли б виконати в певний день або тиждень.

Списки - це важливий перший крок у визначенні пріоритетів і в управлінні часом.
У розкладі з уже визначених пріоритетів завжди має бути час для сім`ї. Коли ви ігноруєте сім`ю, ви робите нещасним своїх родичів.

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 1Bullet2

Не забувайте про себе. Яку важливу особисту мету ви хочете досягти на цьому тижні?

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 1Bullet3

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 2

Пронумеруйте або розставте пріоритети для завдань в порядку важливості. Загальний інструмент, який часто використовується для управління часом і щоб визначити пріоритетність завдань і розкладів це:

Присвоїти кожному виду діяльності, який вважається важливим і актуальним категорію "А".

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 2Bullet1

присвоїти категорію "Б" важливим завданням, що не здаються вам терміновими.

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 2Bullet2

І, нарешті, позначити категорією "В" все те, що ви хотіли б зробити, але це не терміново або не важливо.

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 2Bullet3

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 3

Виберіть, які задачі можна прибрати зі списку або що ви можете делегувати когось іншого. Потім зробіть це.

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 4

Зверніть увагу на швидкі завдання, які можна виконати під час очікування. Можливо, час, який ви витрачаєте на поїздку в громадському транспорті або на очікування вашої дитини під час його занять з футболу можна ефективно використовувати для виконання таких дрібних завдань, як перевірка електронної і голосової пошти, телефонні дзвінки або перегляд звітів.

Відео: Як розставляти пріоритети в завданнях. Уроки-тайм менеджменту №40. матриця Порядку

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 5

Перевіряйте пошту один раз вранці і один раз ввечері, і все. Це популярний інструмент для управління часом, який використовується для боротьби з одним з наших найбільших пожирачів часу.

Зупиняючись кожен раз, коли ваш комп`ютер спливає повідомлення про новий лист, ви відволікаєтеся від своєї роботи.

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 6

Відео: Поради від Брайана Трейсі. Як правильно розставляти пріоритети

Вирішіть, що необхідно виконати в першу чергу. Розклад з розставленими пріоритетами означає, що в першу чергу слід завершувати завдання категорії "А". Завершення найважливіших завдань викликає у нас почуття виконаного обов`язку.

Якщо у вас сутра запланована зустріч із іншими людьми, яку ви вирішили віднести до категорії "Б" за ступенем пріоритетності, очевидно, що її потрібно віднести до числа пріоритетних завдань для цього дня, якщо, звичайно, ви не можете перенести зустріч на пізніший час в той же день.

Зверніть увагу на те, який час дня для вас найсприятливіший в плані розумового навантаження і досягнення великих результатів. Для багатьох людей в такий часом вважається ранок, але ви можете відрізнятися від інших. Якщо ви знаєте, що ваша продуктивність роботи найбільш ефективна в кінці дня - заплануйте виконання визначених пріоритетних завдань саме на цей час.

Не варто виконувати завдання категорії "В" в період вашої найвищої продуктивності. Це марна трата енергії.

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 7

З вашого списку створіть щоденний графік з урахуванням пріоритетності завдань.

Розмістіть ваше щоденне розклад на видному місці.

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 8

Поставте перед собою розумні цілі, чого ви хочете досягти в певний день.

* Якщо ви тільки хочете зосередитися виключно на виконанні завдань категорії "А", Врахуйте, що вони часто займають багато часу. Замість цього розгляньте можливість поєднувати завдання різного ступеня пріоритетності, наприклад: три "А", два "Б" і одне "В".

Скажіть "немає". Неважливо, наскільки завантажений ваш графік дня або наскільки добре ви визначили пріоритетність завдань, хтось може зажадати від вас більшого. ввічливо скажіть "немає" і не допускайте, щоб, так би мовити, зайве яблуко похитнуло всю корзину з яблуками.

Зображення з назвою Prioritize a Schedule for Optimal Time Management Step 8Bullet2

Звичайно, інша людина, швидше за все, буде дуже здивований, якщо ви йому відмовте. Ви можете відчувати себе трохи винуватими, але стійте на своєму.

Чим частіше ви відмовляєте на чужі прохання, тим очевидніше ви будете посилати повідомлення, що не належите до числа людей, постійно відповідають "да".

Іноді вам захочеться сказати "да". Якщо у вас є час, це прекрасно- якщо немає - перегляньте свої розклади з розставленими пріоритетами і вирішите, від чого, ви готові відмовитися.

Надзвичайні ситуації трапляються, але вони бувають значно рідше, ніж ми думаємо.