Складання листа ознайомлення співробітників
Створення окремого документа, який називається листом ознайомлення, є універсальним способом доведення інформації про графік відпусток до працівників. Цей варіант оповіщення використовує більшість організацій, а основним завданням листа ознайомлення є отримання від співробітників письмового підтвердження факту прочитання документа. Саме тому даний документ може складатися в довільній формі, проте в ньому обов`язково вказуються реквізити графіка відпусток на відповідний календарний рік, а також проставляються прізвища працівників, збираються їх особисті підписи. Прізвища та підписи зазвичай розташовують у вигляді таблиці, що спрощує організацію процедури ознайомлення з локальними актами.
Відео: Введення табеля обліку робочого часу
Збір підписів працівників на графіку відпусток
Деякі кадрові служби вважають за краще збирати підписи працівників про ознайомлення з графіком відпусток безпосередньо на цьому документі. Форма графіка відпусток уніфікована, проте для цілей оповіщення працівника часто використовується остання незатребувана графа даного документа, яка називається "Примітка". Оскільки всі дані кожного працівника в графіку, а також дати початку і закінчення його відпустки в черговому календарному році в цьому локальному акті вже розбиті по окремих рядках, особистий підпис в останній графі відповідного рядка автоматично підтверджує факт ознайомлення співробітника з документом. Прямо даний спосіб доведення інформації ніде не заборонений, проте він використовується порівняно нечасто.