Як подати претензію

Претензія є офіційною письмовою формою подачі скарги. Претензія посилається на неправомірні дії, несправедливість і порушення, вчинені одним особою або компанією одного особи або компанії. Існують різні ситуації, в яких вам може знадобитися скласти претензію: порушення трудового законодавства роботодавцем, неякісні товари або послуги, відмова у виплаті страховки. Формат і процедури подачі претензій в кожному окремому випадку кілька варіюються, проте, в них завжди присутні однакові елементи.

Зміст

кроки
Відео: Як правильно написати претензію
Відео: Як написати претензію
Поради
Відео: Як подати претензію
попередження

кроки

Частина 1 з 4: Документування того, що сталося факту

Запишіть все, що пам`ятаєте про те, що сталося. Інвентаризують трапилося якомога швидше. Наприклад, якщо вам було відмовлено в наданні відпустки, запишіть надані вам з цього приводу пояснення.

Запишіть імена та прізвища працівників магазину чи інших осіб, до яких у вас є претензії. Запитайте їх повне ім`я, так як нерідко на бейджиках можуть бути відсутні прізвище та по батькові.
Запишіть дату, час і місце пригоди. Якщо ви хочете подати скаргу на водія транспортної компанії, вам слід запам`ятати не тільки номер транспортного засобу, а й місце інциденту.

Зберігайте всю документацію. Збережіть всю документовану листування між вами і тим боком, на яку ви подаєте скаргу. Зберігати слід не тільки офіційні листи, рахунки, чеки, а й неофіційні документи (рукописні записки і електронні листи).

Тримайте документи в безпечному місці (в осередку банку або у себе вдома). Також можна відсканувати документи, щоб вони завжди залишалися при вас в електронному вигляді.

Поговоріть зі свідками. Якщо хтось бачив, що сталося, поговоріть з цими людьми. Наприклад, хтось став свідком домагань на роботі, вам слід запам`ятати свідків. Якщо незнайомець став свідком поганого обслуговування в магазині, постарайтеся дізнатися його ім`я і контактні дані.

Розмова зі свідками також є непоганим способом зрозуміти, чи правильно ви зрозуміли, що сталося. Наприклад, кілька свідків можуть підтвердити, що почули щось інше, ніж те, що почулося вам.

Пошукайте докази у третіх осіб. У багатьох випадках в будівлях і на парковках встановлені камери стеження. У багатьох містах камери також встановлені на перехрестях доріг. Якщо можливо у вашій ситуації, ви можете пошукати докази у третіх осіб.

На даному етапі вам лише слід запитати про свідчення. Навіть якщо магазин не захоче поділитися з вами записами з камер, попросіть зберегти їх. У разі судового розгляду копію записів запросять правоохоронні органи.

Іноді можна спробувати отримати відео з поліцейських камер відеоспостереження, звернувшись з відповідною заявою в поліцію. .

Частина 2 з 4: Самостійне врегулювання проблеми

Зображення з назвою File a Grievance Step 1

Зустріньтеся з роботодавцем в неформальній обстановці. У деяких фірмах навіть заведено так, щоб працівники могли висловити свої невдоволення начальству в неформальній обстановці. Обговорити свої скарги слід до подачі письмових претензій.

Навіть якщо в компанії не заведено проведення неформальних зустрічей, ідея організації такої зустрічі для обговорення проблеми може виявитися зовсім непоганий. У багатьох випадках інша сторона конфлікту навіть не усвідомлює, як її дії або заяви сприймаються людьми, і що людина або компанія може зробити, щоб допомогти людям-ви ж можете відкрито все пояснити.
Неформального вирішення питання можна шукати і за межами відносин роботодавця і працівника. Якщо у вас претензії до будь-якої організації, ви можете зупинитися і поговорити з продавцем або працівником, які можуть виявитися в стані відразу ж відшкодувати ваші витрати.
Неформальна зустріч також є відмінним способом вивчення офіційних шляхів подачі претензії. Якщо вам не вдалося самостійно врегулювати проблему, запитаєте, куди вам слід подати офіційну претензію.

Принесіть копії підтверджуючих документів. Людина, з яким ви будете зустрічатися, може захотіти подивитися на наявні у вас документи.

Продавець може попросити ваш чек, а також зразок товару неналежної якості.

Майте при собі тільки копії. Тримайте оригінали будинку або в іншому безпечному місці. Якщо ви передасте оригінали іншій особі, вони можуть загубитися.

Подумайте про використання послуг посередника. Існують організації, що надають послуги посередника у врегулюванні спірних ситуацій. На стадії неформального вирішення проблеми можна звернутися до них за допомогою.

Так як послуги посередників досить дороги, ви можете не захотіти скористатися ними, якщо тільки у вас немає можливості отримати їх безкоштовно.

До послуг посередників можна вдатися і на стадії офіційної подачі скарги. У такому випадку ймовірність того, що компанія заплатить за рахунками, істотно зростає.

Якщо у вас претензії до магазину, професіоналу (наприклад, юристу) або до клініки, то посередник вам не потрібен. Краще просто прийти до них на зустріч особисто.

Запитайте про те, якими мають бути ваші наступні кроки. Людина, з яким ви зустрінетеся, може бути не в змозі відразу вирішити вашу проблему. Навіть якщо вам необхідно почекати вирішення питання, ви повинні знати наступні кроки на випадок того, якщо рішення вас не влаштує.

Якщо ви скаржитеся на продавця або на представника служби підтримки клієнтів, ви повинні негайно звернутися до вищестоящого менеджеру, якщо вашу проблему не можуть вирішити на місці.

Частина 3 з 4: Подача претензії

Зв`яжіться з відповідною інстанцією. Якщо ви незадоволені рішенням питання, яке вам запропонували при неформальній спробі врегулювання проблеми, зв`яжіться з тією інстанцією, в яку вам порадили звернутися.

Якщо ви перебуваєте в профспілці, зв`яжіться з представником вашої профспілки. Найчастіше в трудових спорах можуть брати участь представники профспілки. Вам слід залучити їх якомога швидше.

Зображення з назвою File a Grievance Step 3

Вивчіть правила і процедури. У кожній компанії можуть бути встановлені свої правила. Наприклад, ви повинні подати претензію протягом певного часу. Також може бути список осіб, з яким вам слід зв`язатися в першу чергу. Ви повинні ознайомитися з документами, що встановлюють відповідні процедури, або компанія може направити вас відвідати її корпоративний сайт.

Дотримуйтесь встановленим процедурам. Якщо ви так не зробите, компанія може проігнорувати вашу скаргу і вам доведеться все починати спочатку.

Відео: Як правильно написати претензію

Збережіть копію претензії. Бланк претензії може бути в паперовому або в електронному вигляді. Ви можете заповнювати його в тому вигляді, в якому вам зручно.

Деякі електронні форми претензій можуть не дозволити вам роздрукувати введену вами інформацію. Замість цього після заповнення претензії ви отримаєте лише код підтвердження. Якщо у вас є вибір між складанням претензії в паперовому або в електронному вигляді, то перевагу краще віддати першим варіантом, щоб у вас на руках виявилося письмове свідчення подачі претензії.

Зображення з назвою File a Grievance Step 5

Складіть претензію. Всі претензії різні, але в них зазвичай міститься подібна інформація.

У претензії вказується ваше ім`я, адресу, контактні дані (телефон та електронна пошта). Якщо ви скаржитеся на медичну клініку або кредитну організацію, то вам буде необхідно повідомити додаткову інформацію (номер страхового або банківського рахунку, дату народження і так далі).

Якщо може бути застосовано, вказується ім`я людини, на якого ви скаржитеся.

Вказуються імена свідків, які можуть підтвердити факт конкретного інциденту.

Вказується суть претензій. Найчастіше на бланку претензії для цього спеціально залишено порожнє місце.

Ставиться підпис і дата.

Збережіть копію претензії, а до оригіналу претензії прикладіть тільки копії наявних у вашому розпорядженні документів.

Подайте претензію якомога швидше. З подачею скарги ви повинні вкластися у встановлені терміни. Залежно від конкретної ситуації терміни можуть бути різними, але вони вказуються в регулюючих документах, з якими ви повинні були ознайомитися до ініціації процесу подачі претензії.

Якщо ви повинні відправити претензію поштою, зверніть увагу на те, якою датою обмежені терміни подачі претензії (датою відправлення або датою отримання претензії).

Надішліть листа з повідомленням, щоб точно знати, що воно було отримано.

Прийміть участь в розслідуванні справи. З вами може зв`язатися особа, відповідальна за розгляд вашої справи. З вами можуть захотіти поспілкуватися по телефону або особисто.

Ви можете підготуватися до цього, переглянувши свої документи, в тому числі те, що ви записали безпосередньо після події. Це освіжить ваші спогади.

Частина 4 з 4: Наступні кроки

Оскаржте прийняте компанією рішення. Якщо надане компанією рішення вашого питання вас не задовольняє, то вам слід перевірити, чи можете ви оскаржити рішення. Будь-яке оскарження має супроводжуватися листом із зазначенням прийнятого компанією рішення.

Часом встановлені короткі терміни для оскарження. Ви маєте відразу ж дізнатися ці терміни і вкластися в них.

Зображення з назвою File a Grievance Step 6

Подумайте про досудове врегулювання справи. Незважаючи на те, що компанія може відмовитися добровільно виплатити вам компенсацію, вона може погодитися піти на досудове врегулювання проблеми. Компанії часто погоджуються на досудове врегулювання, так як судові витрати обходяться ім істотно дорожче.

Знайте, що прийняте на досудовому врегулюванні рішення є остаточним. Ви не можете подати в суд, якщо вам не сподобався результат досудового врегулювання.

Посередництво і неформальні переговори зазвичай не дають остаточного вирішення питання. Якщо в цьому випадку результат вас не задовольняє, ви можете йти з претензією далі.

Відео: Як написати претензію

Зустріньтеся з адвокатом. Залежно від ситуації існують різні законні шляхи вирішення питання. Юрист зможе дати вам добру пораду щодо того, чи слід вам погодитися на досудове врегулювання або необхідно звертатися до суду.

Наприклад, якщо у вас претензії до роботодавця, то вам попередньо краще письмово звернутися до самого роботодавця, перш ніж відразу ж бігти до суду.

Якщо ваші претензії стосуються послуг або продукції компанії, то юрист може допомогти грамотно скласти саму претензію.

Якщо ви хочете оскаржити відмову у виплаті страхового відшкодування, то юрист може допомогти скласти позовну заяву до суду.

Поради

Уникайте грубості, лайки і непрофесійного поведінки в процесі врегулювання питання.
Якщо ви вважаєте, що ключові свідчення інциденту знаходяться в руках третіх осіб і можуть бути видалені, негайно звертайтеся в поліцію. Поліція в рамках розслідування володіє достатніми повноваженнями для вилучення доказів.