Як керувати вашої електронною поштою професійно

Не думайте, що ви анонімні. Якщо ви відправляєте неприємні послання, можете подумати, що ніхто не зможе з`ясувати, що електронна пошта прийшла від вас. Зрештою, ви створили фальшивий веб-адреса. Подумайте ще раз. Електронна пошта містить невидиму інформацію про відправника. Ця інформація знаходиться в заголовку. Всі основні програми електронної пошти можуть відображати інформацію заголовка. Ось як:

Уникайте відправки електронної пошти неправильного адресату. Сьогоднішні програми електронної пошти легко відправляють електронні листи. Це означає, що коли ви починаєте набирати адресу одержувача, якому ви раніше відправляли повідомлення, поле "Кому:" може бути вже заповнено. Будьте обережні. Завжди двічі перевіряйте необхідного одержувача. Крім того, якщо ви пишете щось неприємне про Джо Сміт, у вас на думці буде ім`я Джо. Не посилайте лист йому.

Не використовуйте одну адресу електронної пошти для всього підряд. Майте кілька адрес електронної пошти - для приватного використання, громадського користування, для інтернет-розсилок і для покупок в Інтернеті. Більшість провайдерів дасть вам півдюжини облікових записів електронної пошти Ви також можете використовувати адреси в Інтернеті для особистих акаунтів. Обидва Gmail і Yahoo! - хороші. Ви можете зв`язатися з цими акаунтами з будь-якої точки світу, якщо у вас є доступ до Інтернету.

Не забудьте перевірити всі ваші облікові записи електронної пошти. Перевірка всіх цих акаунтів може бути рутиною, особливо з дому. Щоб скоротити час, ви можете використовувати програму ePrompter (eprompter.com), яка може перевірити 16 різних захищених паролем облікових записів. Краща з усіх - ePrompter, безкоштовна. Є й інші програми, які будуть робити це за окрему плату, в тому числі Active Email Monitor (emailmon.com).

Не натискайте кнопку "Send" занадто швидко. Перечитайте кожен електронний лист, перш ніж відправите його! Навіть якщо ви не шукаєте роботу, вам потрібно бути уважним. Люди будуть судити про вас підсвідомо по помилках. Ніхто з нас не досконалий. Але ви можете підловити 99% цих проблем, перечитуючи текст. І не сподівайтеся на перевірку орфографії. Вона буде ловити помилки. Але якщо ви використовуєте "four" замість "for," або "your" замість "you`re", Вона вам не підкаже. Він також, ймовірно, не зловить відсутні слова в реченні, які ви випадково не включили. Так, знайдіть хвилинку і перечитайте текст. Чи не виглядаєте неуком.

Встановіть таймер. Ви можете зробити це в Outlook, додавши норму, яка затримує відправку, переважно на 1-5 хвилин, протягом яких електронного листа буде у вашій папці Вихідні і може бути видалено. Це охоронить вас від натискання не на ту кнопку і випадковому здійсненню наполовину готового листа, а також надаючи вам одну хвилину, щоб зібрати свій текст і видалити цей сумний перелік вульгарних образ, які ви набрали у вашій люті, перш ніж направити це босові.

Пам`ятайте про вкладення. Так як ми всі робимо це іноді, це не повинно бути великим бізнесом. Однак якщо ви послідовно робите цю помилку, людина (можливо, важливі люди) може подумати, що з вами щось не в порядку. Вони можуть навіть коливатися - вести бізнес з вами в майбутньому чи ні. Коли ви готові відправити електронну пошту, подумайте: "Про що я забув?"

Використовуйте своє власне доменне ім`я. Зробіть так, щоб ваша компанія брала важливий вид. Якщо ви використовуєте веб-аккаунт або ім`я постачальника послуг Інтернету для вашого бізнесу, ви не будете виглядати професійно.