Як скласти довідковий документ

Уміння скласти довідковий документ може виявитися корисним навиком для студентів, ділових людей, політиків і громадських діячів. Як правило, в довідковому документі описується певна проблема і її передумови, висуваються пропозиції щодо її вирішення, перераховуються вже використані кошти і рекомендації щодо поліпшення ситуації. Якісний довідковий документ повинен бути коротким, добре структурованим, в ньому повинні описуватися найважливіші факти і чудові рішення. Ось послідовне опис процесу складання довідкового документа.

Зміст

Відео: Урок 12. Інформаційно-довідкові документи. Частина 2
кроки
Відео: Правила оформлення документів. Частина 1 (Схема розташування реквізитів)
Відео: Урок 7. Поняття реквізиту документа. Частина 1
Поради

Відео: Урок 12. Інформаційно-довідкові документи. Частина 2

кроки

Зображення з назвою Write a Briefing Paper Step 1

Опишіть проблему.

Виділіть причини і симптоми. Розуміння причини допоможе вирішити проблему. Наприклад, на перший погляд може здатися, що молоді сільські дівчата не бажають відвідувати школу. При більш ретельному розгляді з`ясовується, що у них немає транспорту, щоб дістатися до школи, або що дорога до школи занадто небезпечна.
Резюмуйте будьте готовими описати проблему. Будьте короткі. Спочатку опишіть причину проблеми, а потім її симптоми. Наприклад, розкажіть про відсутність громадського транспорту і небезпечних дорогах. Потім поясніть, як ці проблеми впливають на низьку відвідуваність школи учнями, і, нарешті, про те, що низький рівень освіти створює несприятливі економічні перспективи для дівчат.

Відео: Правила оформлення документів. Частина 1 (Схема розташування реквізитів)

Зображення з назвою Write a Briefing Paper Step 2

Відео: Урок 7. Поняття реквізиту документа. Частина 1

Ідіть назустріч вашої аудиторії.

Пишіть простою доступною мовою. Враховуйте інтереси читачів вашої довідкового документа і їхнє ставлення до проблеми. Використовуйте стиль мовлення, який буде їм доступний, уникаючи технічних термінів і деталей, які можуть бути їм незрозумілі.

Відповідайте на питання ваших читачів. Подумайте про те, які питання можуть виникнути у читачів, і постарайтеся відповісти на них у вашому документі довідки. Якщо в проблемі задіяні складні процеси, опишіть найважливіші їх аспекти.

Зображення з назвою Write a Briefing Paper Step 3

Запропонуйте рішення або комплекс можливих заходів.

Переконайте вашу аудиторію. Можливо, у вас є рішення, яке, на ваш погляд, може вирішити проблему. Опишіть його і роз`ясніть, чому це рішення є найкращим. Наведіть задокументовані відомості і факти в підтримку ваших аргументи.

Уявіть публіці кілька можливих рішень. Якщо це нова або складна проблема, можливо, вам не вдасться відразу знайти ефективне рішення. Обміркуйте кілька можливостей і уявіть кожну як варіант рішення проблеми. Наведіть кілька прикладів того, як кожне із запропонованих засобів виявилося ефективним в інших подібних випадках.

Опишіть можливі наслідки. Деякі рішення можуть обійтися дорого. Поясніть, будь витрат зажадає проблема від окремих осіб або спільнот, залучених в її рішення. Будьте конкретні і перерахуйте всі необхідні факти, щоб переконати публіку в тому, що ви ретельно досліджували питання.

Зображення з назвою Write a Briefing Paper Step 4

Напишіть висновок. Коротко резюмуйте опис проблеми, ваш аналіз і рекомендації.

Зображення з назвою Write a Briefing Paper Step 5

Оформіть ваш довідковий документ. Як правило, довідковий документ містить опис проблеми, її передумов, можливих рішень і укладення. Якщо необхідно, додайте до документа додаток, що містить важливі статистичні дані або діаграми. Якщо ви складаєте довідковий документ в межах домашнього шкільного завдання, виконуйте вимоги викладача до формату і обсягу.