Загальні правила ведення ділової переписки

1. До складання листа визначитеся з його характеристиками:

  • тип письма (супровідний, гарантійне, замовлення, нагадування, повідомлення, і т. д презентаційний лист або передбачає відповідь);
  • ступінь доступності для адресата (чи зможете ви викласти всі необхідні моменти в одному листі або знадобиться другий, що уточнює);
  • терміновість доставки (якщо лист термінове, краще облямувати його рекомендованим або по електронній пошті).

2. Оформляйте лист за існуючими шаблонами, виходячи з його типу, а так само спирайтеся на ГОСТ Р 6.30-2003. "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

Відео: 5 Етикет ділового листування

3. Будь-яке ділове лист має таку загальну структуру:

  • найменування організації-відправника;
  • дата написання;
  • адреса одержувача, вказівку конкретного кореспондента;
  • вступне звернення;
  • вказівка на тему і мету листи;
  • Основний текст;
  • висновок (формула ввічливості);
  • підпис відправника;
  • вказівка на додаток і розсилку копій (якщо такі є).

Відео: ПРИНЦИПИ ДІЛОВИЙ ЛИСТУВАННЯ

4. При підготовці ділового листа використовуйте текстовий редактор Microsoft Word:

  • використовуйте гарнітуру Times New Roman, кегль 12-14 п., міжрядковий інтервал - 1-2 п .;
  • номера сторінок листа проставляйте внизу з правого боку;
  • при друку тексту на папері формату А4 використовуйте 1,5-2 міжрядкових інтервалу, формату А5 і менш - один міжрядковий інтервал. Реквізити завжди набираються через один міжрядковий інтервал.

5. Якщо ви виступаєте від імені організації і збираєтеся відправляти лист в друкованому вигляді, обов`язково використовуйте фірмовий бланк, так як його наявність буде візитною карткою вашої компанії. Поставтеся до оформлення офіційного бланка з особливою ретельністю, це вміння повинно бути обов`язковим для будь-якого офісного співробітника.

6. При міжнародній листуванні лист повинен бути складений на мові адресата або англійською (як найбільш поширеним в ділових відносинах).

7. Дотримуйтеся коректного, ділового тону. Починайте лист з обігу, яке в залежності від ступеня вашої близькості з кореспондентом може починатися як зі слів "Шановний + П.І.Б.", так і "Дорогий + П.І.Б.". Запам`ятайте, слова в зверненні або у вказівці адресата ні в якому разі не можна скорочувати (наприклад, "шановний" як "ув." або "начальнику відділу" як "поч. відділу") - такі правила ділового етикету. Завжди закінчуйте лист словами подяки за співпрацю. Перед підписом повинна бути фраза "З повагою, " або "Щиро Ваш, ". звернення на "ти" в офіційному листуванні неприпустимо, навіть якщо ви підтримуєте з кореспондентом дружні стосунки.

8. Ретельно підбирайте лексику, уникайте неточностей і двозначних фраз, зайвого вживання професіоналізмів. Лист повинен бути зрозумілим.

9. Розділіть зміст листа на смислові абзаци, щоб воно не було громіздким і складним для сприйняття адресатом. Слідуйте правилу: перший і останній абзаци повинні містити не більше чотирьох друкованих рядків, а інші - не більше восьми.

10. Відповідайте на ділові листи згідно з прийнятим етикету: на письмовий запит - протягом 10 днів після полученія- на листи, відправлені факсом або електронною поштою, - протягом 48 годин без урахування вихідних.

Відео: Правила офіційного листування. урок 3

Внутрішньоорганізаційна ділове листування

Ділова переписка між співробітниками компанії відрізняється більшою спрощеністю в порівнянні з кореспонденцією, що відправляється сторонньої організації.

Зміст подібного листування може бути різним, але воно так само має відповідати конкретним правилам:

  • бути лаконічним;
  • носити діловий характер;
  • в листі обов`язково вказується дата;
  • в кінці листа присутній формула ввічливості і підпис.

прикладом внутрішньоорганізаційні ділового листування може бути лист-привітання від імені керівника або колективу, адресований ювіляру або співробітнику, який отримав підвищення.

При письмовому обговоренні проектів зазвичай використовуються лише деякі обов`язкові елементи ділового листа - значення теми, звернення, короткий виклад суті питання і формула ввічливості з друкованої підписом.

Пам`ятайте, що форму листа і необхідний шаблон потрібно вибирати виходячи з рівня ділового листування і типу інформації, яку ви хочете надати адресату.